Những điều cần kiểm tra trước khi ký một hợp đồng
Ký hợp đồng là bước quan trọng để xác lập quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Một hợp đồng tưởng như đơn giản nhưng nếu không đọc kỹ, bạn có thể gặp rủi ro về chi phí, thời hạn, trách nhiệm hoặc điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Trước khi đặt bút ký, hãy dành thời gian kiểm tra những nội dung quan trọng dưới đây.
1. Kiểm tra thông tin của các bên
Trước tiên, cần xác định chính xác người hoặc tổ chức ký hợp đồng.
Đối với cá nhân, nên kiểm tra họ tên, số giấy tờ tùy thân và thông tin liên hệ. Đối với doanh nghiệp, cần kiểm tra tên pháp lý, mã số doanh nghiệp, địa chỉ và người đại diện ký kết.
Đặc biệt, cần xác định người ký có đúng thẩm quyền hay không. Trường hợp người ký là người được ủy quyền, nên kiểm tra giấy ủy quyền và phạm vi ủy quyền.
2. Đọc kỹ đối tượng và phạm vi hợp đồng
Hợp đồng cần mô tả rõ các bên đang thỏa thuận về vấn đề gì, sản phẩm hoặc dịch vụ nào, số lượng, chất lượng và phạm vi công việc ra sao.
Không nên ký nếu những nội dung quan trọng vẫn còn chung chung hoặc có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau.
Ví dụ, thay vì ghi “cung cấp dịch vụ theo yêu cầu”, nên quy định cụ thể dịch vụ bao gồm những công việc nào, thời gian thực hiện và tiêu chuẩn kết quả ra sao.
3. Kiểm tra giá và toàn bộ chi phí
Đây là một trong những nội dung cần đặc biệt lưu ý.
Ngoài giá chính, hãy kiểm tra xem hợp đồng có phát sinh:
- Thuế và các khoản phí khác.
- Phí vận chuyển, lắp đặt hoặc bảo trì.
- Phí phạt hoặc phí thay đổi dịch vụ.
- Chi phí gia hạn.
- Các khoản thanh toán bổ sung trong quá trình thực hiện.
Cần xác định rõ giá đã bao gồm thuế hay chưa và điều kiện để phát sinh thêm chi phí.
4. Kiểm tra phương thức và thời hạn thanh toán
Hợp đồng nên quy định rõ số tiền, thời điểm thanh toán, phương thức thanh toán và điều kiện để được thanh toán.
Nếu thanh toán theo nhiều đợt, cần xác định từng mốc thanh toán tương ứng với công việc hoặc kết quả phải hoàn thành.
Đồng thời, hãy kiểm tra quy định về lãi hoặc khoản phạt khi một bên thanh toán chậm.
5. Kiểm tra thời hạn thực hiện hợp đồng
Cần xác định chính xác:
- Ngày bắt đầu.
- Ngày kết thúc.
- Các mốc thời gian quan trọng.
- Thời hạn giao hàng hoặc hoàn thành công việc.
- Điều kiện gia hạn.
Nếu hợp đồng tự động gia hạn, cần đặc biệt chú ý thời hạn thông báo không gia hạn và cách thức chấm dứt việc gia hạn.
6. Kiểm tra quyền và nghĩa vụ của mỗi bên
Đọc kỹ phần quy định về trách nhiệm của mình và đối tác.
Hãy tự hỏi:
Tôi phải làm gì? Đối phương phải làm gì? Nếu một bên không thực hiện thì hậu quả như thế nào?
Những nghĩa vụ quan trọng nên được quy định cụ thể, có thời hạn và tiêu chí để xác định việc hoàn thành.
7. Kiểm tra điều khoản phạt và bồi thường
Không nên chỉ quan tâm đến giá trị hợp đồng mà bỏ qua các điều khoản xử lý vi phạm.
Cần xem xét trường hợp nào bị phạt, mức phạt, trách nhiệm bồi thường và cách xác định thiệt hại.
Nếu có điều khoản giới hạn trách nhiệm, miễn trách nhiệm hoặc yêu cầu bồi thường đặc biệt, cần đọc thật kỹ trước khi ký.
8. Kiểm tra điều kiện chấm dứt hợp đồng
Hãy xác định rõ khi nào một bên được quyền chấm dứt hợp đồng và phải thông báo trước bao lâu.
Ngoài ra, cần kiểm tra nghĩa vụ của các bên sau khi hợp đồng chấm dứt, chẳng hạn như thanh toán các khoản còn thiếu, hoàn trả tài sản, bàn giao hồ sơ hoặc bảo mật thông tin.
9. Kiểm tra điều khoản giải quyết tranh chấp
Hợp đồng nên xác định phương thức xử lý nếu phát sinh tranh chấp.
Có thể bao gồm thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc Tòa án tùy từng trường hợp.
Đồng thời, cần chú ý đến địa điểm, cơ quan có thẩm quyền và pháp luật được áp dụng nếu hợp đồng có yếu tố nước ngoài.
10. Kiểm tra phụ lục và tài liệu đính kèm
Nhiều hợp đồng có các phụ lục, báo giá, bảng mô tả sản phẩm, quy trình hoặc tài liệu kỹ thuật đi kèm.
Hãy đảm bảo rằng tất cả tài liệu được dẫn chiếu trong hợp đồng đều đã được cung cấp và nội dung không mâu thuẫn với hợp đồng chính.
11. Không ký khi còn nội dung chưa rõ
Nếu có bất kỳ điều khoản nào bạn chưa hiểu, hãy yêu cầu bên còn lại giải thích hoặc sửa lại cho rõ ràng trước khi ký.
Đặc biệt cẩn trọng với những nội dung như:
- “Theo quy định của bên cung cấp”.
- “Có thể thay đổi khi cần thiết”.
- “Các chi phí khác nếu phát sinh”.
- “Theo chính sách hiện hành”.
Những cách diễn đạt quá rộng có thể khiến quyền và nghĩa vụ của các bên khó xác định khi xảy ra tranh chấp.
12. Giữ một bản hợp đồng hoàn chỉnh
Sau khi ký, mỗi bên nên giữ một bản hợp đồng đầy đủ chữ ký, dấu (nếu có), phụ lục và các tài liệu liên quan.
Nếu hợp đồng được ký điện tử, cần lưu lại bản điện tử và các thông tin cần thiết để chứng minh quá trình giao kết.
Kết luận
Đừng xem việc ký hợp đồng chỉ là một thủ tục. Một vài phút kiểm tra kỹ trước khi ký có thể giúp bạn tránh được những tranh chấp và chi phí không đáng có về sau.
Nếu hợp đồng có giá trị lớn, nội dung phức tạp hoặc liên quan đến quyền lợi quan trọng, nên cân nhắc nhờ luật sư hoặc người có chuyên môn pháp lý kiểm tra trước khi ký.
Lưu ý: Bài viết mang tính chất tham khảo chung và không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho một trường hợp cụ thể.
