Thủ tục thành lập công ty năm 2026: hồ sơ, thời gian, chi phí
Thành lập công ty là bước đầu tiên để một cá nhân hoặc tổ chức chính thức triển khai hoạt động kinh doanh dưới hình thức doanh nghiệp. Từ năm 2026, thủ tục đăng ký doanh nghiệp tiếp tục được thực hiện theo cơ chế điện tử, đồng thời một số quy định mới về đăng ký doanh nghiệp, lệ phí và thuế đã được áp dụng.
Bài viết dưới đây hướng dẫn những nội dung quan trọng cần chuẩn bị khi thành lập công ty năm 2026, bao gồm loại hình doanh nghiệp, hồ sơ, nơi nộp, thời gian xử lý và các khoản chi phí cần dự kiến.
1. Thành lập công ty năm 2026 cần chuẩn bị những gì?
Trước khi lập hồ sơ, người thành lập doanh nghiệp nên xác định trước các thông tin cơ bản:
- Tên công ty.
- Loại hình doanh nghiệp.
- Địa chỉ trụ sở chính.
- Ngành, nghề kinh doanh.
- Vốn điều lệ.
- Thành viên hoặc cổ đông.
- Người đại diện theo pháp luật.
- Tỷ lệ phần vốn góp hoặc số cổ phần của từng thành viên, cổ đông.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được lựa chọn ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để đăng ký ngành, nghề kinh doanh. Đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp còn phải đáp ứng các điều kiện chuyên ngành trước hoặc trong quá trình hoạt động tùy từng ngành.
2. Nên chọn loại hình công ty nào?
Các loại hình doanh nghiệp phổ biến gồm:
Công ty TNHH một thành viên
Phù hợp với trường hợp doanh nghiệp chỉ có một chủ sở hữu.
Ưu điểm là cơ cấu quản lý tương đối đơn giản và chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản của công ty trong phạm vi vốn điều lệ theo quy định pháp luật.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Phù hợp khi có từ hai thành viên cùng góp vốn.
Loại hình này thường được lựa chọn bởi các nhóm kinh doanh, gia đình hoặc đối tác cùng thành lập doanh nghiệp.
Công ty cổ phần
Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều người góp vốn và có định hướng huy động vốn, mở rộng quy mô.
Công ty cổ phần có cơ chế cổ phần và cổ đông, thuận lợi hơn trong việc huy động vốn so với công ty TNHH.
Doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh
Đây cũng là những loại hình được pháp luật quy định, nhưng có đặc điểm riêng về trách nhiệm tài sản và cơ cấu quản lý. Người thành lập nên cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn.
3. Hồ sơ thành lập công ty năm 2026
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH và công ty cổ phần được thực hiện theo Luật Doanh nghiệp đã được sửa đổi, bổ sung.
Hồ sơ công ty TNHH một thành viên
Thông thường cần chuẩn bị:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Thông tin về chủ sở hữu.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật.
- Các giấy tờ pháp lý cần thiết của cá nhân, tổ chức có liên quan theo trường hợp cụ thể.
- Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không trực tiếp thực hiện thủ tục.
Đối với công ty TNHH một thành viên, hồ sơ không bao gồm danh sách thành viên. Trường hợp thông tin định danh cá nhân đã được kê khai và kết nối dữ liệu theo quy định, một số bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân có thể không phải nộp.
Hồ sơ công ty TNHH hai thành viên trở lên
Thông thường gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên.
- Thông tin, giấy tờ pháp lý của thành viên và người đại diện theo pháp luật theo trường hợp cụ thể.
- Giấy tờ liên quan đến thành viên là tổ chức và người đại diện theo ủy quyền nếu có.
- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nếu có.
Hồ sơ công ty cổ phần
Thông thường gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách cổ đông sáng lập.
- Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài trong trường hợp thuộc diện phải kê khai.
- Thông tin, giấy tờ pháp lý của cổ đông và người đại diện theo pháp luật theo quy định.
- Hồ sơ liên quan đến cổ đông là tổ chức nếu có.
- Văn bản ủy quyền trong trường hợp người khác thực hiện thủ tục.
Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký công ty cổ phần thực hiện theo Điều 22 Luật Doanh nghiệp đã được sửa đổi, bổ sung năm 2025.
4. Có phải nộp bản sao căn cước công dân không?
Đây là điểm đáng chú ý trong thủ tục đăng ký doanh nghiệp hiện nay.
Nghị định 168/2025/NĐ-CP cho phép kê khai số định danh cá nhân và khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trong quá trình đăng ký doanh nghiệp. Khi thông tin được kết nối, đối chiếu theo quy định, một số bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân không còn phải đưa vào hồ sơ.
Ngoài ra, Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 23/7/2026 tiếp tục sửa đổi Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong đó quy định cơ quan đăng ký kinh doanh khai thác thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu và không yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp lại một số giấy tờ mà cơ quan có thể khai thác được.
Do đó, khi lập hồ sơ thực tế năm 2026, nên sử dụng biểu mẫu và quy trình điện tử hiện hành thay vì áp dụng máy móc bộ hồ sơ của những năm trước.
5. Nộp hồ sơ thành lập công ty ở đâu?
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Người thành lập doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc thực hiện đăng ký qua mạng điện tử theo quy định.
Đối với hồ sơ trực tuyến, người nộp sử dụng tài khoản định danh điện tử để truy cập hệ thống, kê khai thông tin, tải hồ sơ điện tử, ký xác thực theo quy định và thực hiện thanh toán phí, lệ phí.
6. Thành lập công ty năm 2026 mất bao lâu?
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, sau khi nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Như vậy, thời gian xử lý của cơ quan đăng ký kinh doanh có thể là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian thực tế để hoàn tất việc thành lập công ty có thể dài hơn nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung hoặc người thành lập chưa chuẩn bị đầy đủ thông tin.
7. Chi phí thành lập công ty năm 2026 bao nhiêu?
Chi phí cần phân biệt giữa lệ phí nhà nước và các khoản chi phí thực tế khác.
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp
Mức lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo biểu phí thông thường là 50.000 đồng/lần. Tuy nhiên, theo Thông tư 64/2025/TT-BTC, từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026, mức lệ phí này được giảm 50%, tương đương 25.000 đồng/lần khi thuộc trường hợp phải nộp lệ phí.
Đối với đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, lệ phí đăng ký doanh nghiệp được miễn theo quy định hiện hành.
Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Đây là khoản khác với lệ phí đăng ký.
Mức phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp hiện là 100.000 đồng/lần.
Do đó, nếu tự đăng ký thành lập công ty qua mạng trong năm 2026, khoản phí nhà nước cơ bản thường cần dự kiến là:
100.000 đồng phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Nếu thực hiện theo hình thức phải nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp thì có thể phát sinh thêm 25.000 đồng trong giai đoạn đến hết ngày 31/12/2026.
8. Từ năm 2026 còn phải nộp lệ phí môn bài không?
Không.
Từ ngày 01/01/2026, lệ phí môn bài đã được chấm dứt thu, nộp. Người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài cho năm 2026 và các năm tiếp theo.
Đây là một thay đổi đáng chú ý khi tính chi phí vận hành doanh nghiệp trong năm 2026.
Tuy nhiên, việc không còn lệ phí môn bài không có nghĩa doanh nghiệp không còn nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ về thuế, hóa đơn, kế toán và các nghĩa vụ tài chính khác tùy tình hình hoạt động.
9. Có cần thuê dịch vụ thành lập công ty không?
Không bắt buộc phải thuê dịch vụ.
Người thành lập doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục đăng ký trực tuyến. Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định người thành lập doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền cho cá nhân không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
Nếu hồ sơ đơn giản và người thành lập có thời gian tìm hiểu, có thể tự thực hiện để tiết kiệm chi phí.
Ngược lại, nếu chưa quen với thủ tục doanh nghiệp, có nhiều thành viên/cổ đông hoặc hoạt động trong ngành nghề có điều kiện, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp có thể giúp giảm nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi.
10. Sau khi được cấp giấy đăng ký doanh nghiệp cần làm gì?
Được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là bước đầu. Doanh nghiệp còn cần chuẩn bị để đi vào hoạt động đúng quy định.
Một số công việc thường cần thực hiện gồm:
- Mở tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
- Thiết lập hệ thống kế toán và hóa đơn điện tử theo quy định.
- Thực hiện các thủ tục về thuế phù hợp với hoạt động thực tế.
- Góp đủ vốn điều lệ theo thời hạn pháp luật quy định.
- Làm thủ tục liên quan đến lao động và bảo hiểm nếu có sử dụng người lao động.
- Xin giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện kinh doanh đối với ngành, nghề có điều kiện.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến chữ ký số, hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp có nhu cầu và thuộc trường hợp áp dụng.
- Thiết lập hồ sơ, sổ sách và quy trình quản trị doanh nghiệp.
Doanh nghiệp được quyền hoạt động từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ngoại trừ trường hợp kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện hoặc doanh nghiệp đăng ký ngày bắt đầu hoạt động sau ngày được cấp giấy.
11. Có cần chứng minh vốn điều lệ khi thành lập công ty không?
Không phải mọi trường hợp đều phải chứng minh vốn điều lệ ngay tại thời điểm đăng ký thành lập.
Người thành lập doanh nghiệp kê khai vốn điều lệ trong hồ sơ và phải thực hiện nghĩa vụ góp vốn theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Tuy nhiên, một số ngành, nghề có yêu cầu về vốn hoặc điều kiện tài chính riêng. Vì vậy, trước khi đăng ký, cần kiểm tra ngành nghề dự kiến kinh doanh có yêu cầu vốn pháp định, ký quỹ hoặc điều kiện tài chính hay không.
Đặc biệt, Nghị định 296/2026/NĐ-CP bổ sung nguyên tắc yêu cầu chủ sở hữu, cổ đông, thành viên thực hiện đúng quy định về tài sản góp vốn và không đứng tên thay người khác để góp vốn vào doanh nghiệp.
12. Những lỗi thường gặp khi thành lập công ty
Đặt tên công ty không phù hợp
Tên dự kiến có thể trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký. Vì vậy, nên tra cứu tên trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Chọn sai ngành nghề
Một số ngành nghề có điều kiện hoặc chịu quy định chuyên ngành riêng. Việc đăng ký doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã đủ điều kiện kinh doanh ngành nghề đó.
Đăng ký địa chỉ không phù hợp
Địa chỉ trụ sở cần được xác định rõ ràng và phù hợp với quy định pháp luật. Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm có thể hoạt động và liên hệ được tại địa chỉ đã đăng ký.
Đăng ký vốn điều lệ thiếu cân nhắc
Không nên đăng ký vốn quá cao chỉ để tạo hình ảnh doanh nghiệp lớn nếu không có nhu cầu thực tế. Ngược lại, cũng cần cân nhắc mức vốn phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh.
Sử dụng hồ sơ cũ
Quy định về đăng ký doanh nghiệp đã thay đổi đáng kể từ năm 2025 và tiếp tục được sửa đổi trong năm 2026. Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 23/7/2026, vì vậy hồ sơ và quy trình nên được thực hiện theo quy định hiện hành.
13. Quy trình thành lập công ty năm 2026
Có thể hình dung quy trình cơ bản như sau:
Bước 1: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp.
Bước 2: Đặt tên công ty và kiểm tra khả năng đăng ký.
Bước 3: Xác định trụ sở chính.
Bước 4: Lựa chọn ngành, nghề kinh doanh.
Bước 5: Xác định vốn điều lệ, thành viên/cổ đông và người đại diện theo pháp luật.
Bước 6: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Bước 7: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến.
Bước 8: Theo dõi kết quả xử lý hồ sơ.
Bước 9: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 10: Thực hiện các công việc về thuế, kế toán, hóa đơn và điều kiện kinh doanh để doanh nghiệp có thể hoạt động.
Kết luận
Thủ tục thành lập công ty năm 2026 tương đối đơn giản nếu người thành lập chuẩn bị đúng thông tin và hồ sơ ngay từ đầu. Thời hạn giải quyết hồ sơ hợp lệ về nguyên tắc là 03 ngày làm việc, đồng thời việc đăng ký trực tuyến giúp giảm lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Trong năm 2026, một điểm đáng chú ý về chi phí là lệ phí môn bài đã được chấm dứt từ ngày 01/01/2026, trong khi lệ phí đăng ký doanh nghiệp đang được giảm 50% đến hết ngày 31/12/2026 và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp vẫn là 100.000 đồng/lần.
Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có điều kiện, có nhà đầu tư nước ngoài hoặc có cơ cấu thành viên/cổ đông phức tạp, nên kiểm tra thêm các quy định chuyên ngành trước khi nộp hồ sơ để tránh phải sửa đổi hoặc thực hiện lại thủ tục.
Lưu ý: Bài viết cung cấp thông tin pháp luật chung tại thời điểm năm 2026, không thay thế tư vấn pháp lý cho một trường hợp cụ thể. Do quy định về đăng ký doanh nghiệp, thuế và ngành nghề kinh doanh có thể tiếp tục được sửa đổi, người thành lập doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản hiện hành tại thời điểm thực hiện thủ tục.
